När det gäller kommunikationer från den digitala eran, delar ingen allestädes närvaro av god, gammaldags e-post. Alla deltar i e-post. Enligt uppgifter som samlats in av The Radicati Group, ett teknikcentriskt marknadsundersökningsföretag, avfyra vi faktiskt nästan 270 miljarder e-post per dag . Att skriva e-postmeddelanden är en så hårddisk, bakad del av vardagen att det, som att gå och prata och andas, borde vara en andra natur för alla nu. Med andra ord finns det ingen ursäkt för att utarbeta ett e-postmeddelande på fel sätt.
Och ändå, många e-postmeddelanden är full av fel. (Jag skulle satsa på att av dessa 270 miljarder faller en solid 260 miljarder i denna kategori.) Mjuka ämnesrader, obetydliga hälsningar, dåligt rådade teckensnittsval - åh, och inte ens komma igång med det dubbla utrymmet ( eller den dubbla bindestreck). Ja, det finns många saker du kan skruva upp i e-postskrivningsprocessen. Här hittar du de vanligaste gärningsmännen - och lära dig hur du fixar dem också. Där det inte fanns någon ursäkt förut finns det verkligen ingen ursäkt nu. Och för mer fantastiska råd om kontorslivet, lära dig 25 Genius-sätt att erövra Office Burnout.
1 Du loggar av med allt annat än "bäst."
Shutterstock
Med vänlig hälsning . Tack . Allt mitt bästa . Eller helt enkelt ingenting alls. Det finns otaliga e-postavmeldningar att välja mellan. Men genom att använda många av de vanliga, liksom de fyra, riskerar du att bli för formell, för kall, för faux-uppriktig eller för avskild (respektive). Spela det säkert genom att hålla dig till det tidtestade Bästa . Enligt Patricia Napier-Fitzpatrick fungerar det för alla situationer och landar mitt i det formella-informella Venn-diagrammet. Kort sagt, det är ditt bästa alternativ.
2 Du använder främmande ord i kedjor.
När en konversation har pågått finns det inget behov av hej eller kära eller tack eller bäst . (Det är dubbelt så om du arbetar på ett nära kontor, där konversation är mer än bara en vattenkylare nödvändighet.) Hälsningar och förmodningar bara rotar din e-post och avbryter flödet av konversation. Börja varje kedja med dem, säkert, men dike dem så fort du kan.
3 Du går över ordräkningen.
Shutterstock
Enligt en studie av 40 miljoner affärsmeddelanden, utförda av folket på Boomerang, produktivitetsappen, finns det en perfekt längd för försäljningsmeddelanden. För maximal effektivitet, se till att din e-postadress inte är kortare än 50 ord och inte längre än 125. (Ja, det inkluderar de fyra till sex orden du använder för he och s.) Och för fler sätt att behärska den elektroniska konsten meddelanden, lära dig de 17 genius e-posthackarna som kommer att förbättra ditt liv.
4 Du är dubbelavstånd.
Shutterstock
För att omedelbart åldras dig själv, lägg två mellanslag i slutet av varje mening. Dubbelutrymmet - en praxis som du bara ser i dag i e-postmeddelanden från advokater, läkare och dina morföräldrar - har sitt ursprung som ett typmandat på 1800-talet. På dessa dagar kan bläck fläckas och perioder kanske inte kommer till slututskriften. Det extra utrymmet tjänade som en kudde av tydlighet, så att säga, för att säkerställa att en läsare med säkerhet skulle veta att en mening var över.
En digital funktionell era har inget behov av det dubbla utrymmet överhuvudtaget. I själva verket fasade förlag, tidningar och tidskrifter ut praktiken med dubbelavstånd tillbaka på 1940-talet , efter tillkomsten av IBM's Executive, en högklassig skrivmaskin. Folk, det är 2018. Du borde distansera dina meningar som. Detta.
Inte. Tycka om. Detta.
5 Du dubbelt bindestreck.
Shutterstock
Em-dash (en av dessa: -) är det du försöker göra. Tryck på tangenterna för växling, alt och bindestreck (denna: -) samtidigt.
6 Du använder fel mobilsignatur.
Visst har du sett några krydda värdiga e-signaturer, de flesta tenderar att komma från den alltid fungerande publiken. ("Skickat från mobil. Förlåt alla tpyos, " är en klassiker.) Gör inte samma fallgropar. Om du avfyrar ett e-postmeddelande från vägen, säg det bara - bokstavligen. Enligt Ben Dattner, en verkställande coach, är den bästa mobila e-postsignaturen du kan ha så enkel som: "Skickat från vägen." Det är tydligt, effektivt och till och med den extra bonusen att framkalla en luft av Kerouac-liknande nonchalance.
7 Du kopierar in felaktigt.
Shutterstock
Om du kopierar text från en extern källa - ett Word-dokument eller ett Excel-kalkylblad, säger du - vill du rensa all formatering innan du trycker på skicka . Annars kommer din text att dyka upp i mottagarens inkorg. För att rensa formatering, om du är en av miljarder Gmail-användare, markera texten du behöver skrubba och tryck på den lilla "TX" rutan. Du hittar det till höger om verktygsfältet för formateringsalternativ. (Det är knappen som ser ut så här: A. )
8 Du skriver definitivt felmeddelanden i OOO.
Som Jane Scudder, en professor vid Loyala University Chicagos handelsskola, rekommenderar, finns det ett och bara ett format att följa när du utarbetar ett meddelande utanför kontoret:
Tack för ditt mail. Jag är OOO från tisdag 12 juni till fredag 15 juni utan tillgång till e-post. Om detta är brådskande, vänligen kontakta på. Annars svarar jag på alla meddelanden när jag kommer tillbaka .
För detaljer på nitpicknivå, som om du vill avsluta meddelandet på din sista dag eller din första dag tillbaka - eller om du vill ta med ett telefonnummer inte - bara konsultera vår uppriktigt alltför omfattande guide i frågan.
9 Du skruvar fast bilagor.
Shutterstock
Dra och släpp aldrig bilagor till ett e-postmeddelande. Under processen kan du bildens dimensioner eller filstorlek, vilket betyder att din mottagare kan få en lägre upplösning (ful och pixelerad) version av fotot. Rikta dig istället till pappersklippsikonen i din e-post och hitta och ladda upp filen på det sättet.
10 Du länkar inte.
Att slänga URL: er på ett slumpmässigt sätt i en e-postadress är fula, besvärliga och framför allt lätt att fixa. Markera bara den text du vill ha hyperlänkad, tryck på kommando-K och klistra in URL: en i fältet som dyker upp. Då kommer din text att se ut så här.
11 Du använder för många perioder.
Språket utvecklas över tid - men jag hänvisar inte bara till ord med kvicksilverbetyg eller kortvariga fraser som har gått förlorade i historien. Tegnsättningen ändras också. Ta till exempel perioden. I århundraden betyder det att en mening är över och ingenting annat. Det var helt utan någon substans eller känslor utöver det.
Men i dessa dagar, som forskare vid både Binghamton och Rutgers universitet har noterat, kan avslutande av en straff i en period komma av som, i bästa fall, curt eller i värsta fall arg. (Även om du inte behöver vetenskap för att säga att varje "Det är bra." Eller "Nej" du får känns som en glädje.) Så, såvida det inte är ett formellt e-postmeddelande, minimera din periodbruk. Använd mindre hård skiljetecken - em-bindestreck, ellipser, komma, kolon och semikolon - för att stränga samman dina tankar.
12 Du gör allt fel på ämnesrader.
Shutterstock
De flesta e-postinkorgar på skrivbordet stänger av ämnesraden med 60 tecken. På smartphones är skärmen dock avstängd vid ett teckenantal så lågt som 25, beroende på enheten. (Större skärmar, som de på iPhone 8 Plus, kommer att visa upp till 30 tecken.) För att säkerställa att hela ämnesraden är läst, håll saker och ting korta och söta. Åh, och glöm inte att fylla i det. Få saker är mer försiktiga än att ta emot ett "(inget ämne)" e-post från en främling.
13 Du använder fel typsnitt.
Shutterstock
Helvetica är banal. Times New Roman är hovmodig. Comic Sans är… just, nej. När du skriver ut e-postmeddelanden ska du hålla dig till det grundläggande: Sans Serif. Det är otrevligt och lättläst. Plus, teckensnittet återges i varje webbläsare, så ditt meddelande kommer att levereras som avsett, med all typsnittsstylering intakt (kursiv, fetstil, understrykning - den typen av saker), till din mottagare.
14 Du skjuter allt i ett stycke.
Shutterstock
Att klumpa samman all din text är fula och beroende på hur mycket du säger, oorganiserad - i förvirrande grad. Följ denna regel: varje stycke ska ha en punkt och varje punkt förtjänar sitt eget stycke (även om det bara är en mening). Dela upp din text i enlighet därmed.
15 Du gör typfel.
Du är bättre än så.
Ari Notis Ari är seniorredaktör, specialiserad på nyheter och kultur.