Enligt en studie från Workfront, en molnbaserad förvaltningsleverantör, har den genomsnittliga amerikanska anställda 199 olästa eller oöppnade e-postmeddelanden i sin inkorg vid en viss tidpunkt. Om den siffran låter högt, lycklig du, och om den låter lågt, kan det vara dags att ge din kommunikationsstil en grundlig översyn. Ännu viktigare är det att det inte behöver vara så. Medan e-post nu har blivit synonymt med något som är överväldigande, tidskrävande och tråkigt, är det inte för sent att det lever upp till dess fakturering som ett snabbt, enkelt och smärtfritt sätt att kommunicera med varandra.
Nyckeln till att hantera din inkorg - tillsammans med vaksamhet - är att känna till tricks för handeln. Faktum är att det finns en hel uppsättning verktyg av alla slag som har utvecklats under åren av likasinnade e-postlidare som bara försöker kämpa sig ut ur under den olästa posten. Men innan du kan utnyttja dessa tricks - att bli ett svart bälte i inkorgen - måste du lära dig vad de är. Så utan vidare har vi avrundat 17 av de mest snygga, nonsens och mycket nödvändiga trick för att hjälpa till att ta itu med vildmarken i din inkorg en gång för alla.
1 Spela e-post spelet.
Shutterstock
E-postspelet är ett onlinespel som - efter att du är inloggat på ditt e-postkonto - gör det att hålla din inkorg rolig. Det går i huvudsak igenom dina e-postmeddelanden och ber dig att vidta åtgärder mot var och en när ett klick på timern håller poäng baserat på hur många e-postmeddelanden du svarar på omedelbart kontra att lägga bort för senare. Även om spelet kan pausas och låta dig komma till dina e-postmeddelanden på ett mer lugnt sätt, är det ett utmärkt sätt att sätta lite spänning - och konkurrens - i en annars torr uppgift.
2 Streamline med Sortd.
Shutterstock
Har du önskat att ditt e-postkonto bara var smartare? Nåväl, Sortd är sånt. Förutom att placera dina e-postkonton på en mer ögonvänlig webbsida, innehåller det också funktioner som hjälper dig att hålla dig uppe på din arbetsbelastning. Dessa inkluderar påminnelser, widgets som hjälper till att effektivisera din to-do-lista och till och med en spårningsfunktion som låter dig se när dina meddelanden har öppnats. Det låter dig också enkelt dela i en grupp, vilket gör teamprojekt mer flytande.
3 Integrera dina e-postadresser.
Shutterstock
Har du någonsin vill diversifiera e-postkonton - till exempel göra ett socialt, ett företag och ett personligt konto - men oroa dig för att detta kommer att göra växlingen mellan dem ännu en frustrerande uppgift att ta itu med? Du är inte ensam. Lyckligtvis tillåter Shift, en gratis nedladdningsbar applikation, att du kan integrera alla dina e-postadresser i ett snyggt, lätt-på-ögon-fönster, vilket gör att du kan växla mellan dem lika enkelt som att klicka på din styrplatta. Som en bonus integrerar den också sökfunktionalitet, vilket innebär att du kan titta igenom hela kommunikationsarbetet på en gång - särskilt användbart för kommunikationer som ligger vid gränsen mellan affär och personlig.
4 Gräv signalen.
Shutterstock
I de tidiga dagarna med e-post behandlades formuläret mycket som ett fysiskt brev och innehöll en hälsning, ett meddelande och en avstängning. Men nu när alla har översvämmats med e-post på ett sätt som säkert inte skulle vara möjligt med fysisk post har reglerna ändrats.
För det första behövs ingen avstängning. De kan fortfarande användas för mer formell kommunikation, och när man introducerar sig själv, men annars finns det inget behov att ta sig tid att bestämma mellan "Bästa" och "varmt." För att uttrycka det helt enkelt - vi är förbi det.
5 Sortera dina meddelanden efter prioritet.
Shutterstock
SaneBox är en annan hjälpsam programvara som, även om den inte är gratis (planer börjar på 59 dollar för året), kanske bara är värt det. Det tillåter dig i princip att sortera e-postmeddelanden baserat på deras brådskande, inklusive "nu", "senare", och, för de anteckningar som aldrig behöver se dagens ljus, "svart hål."
6 Implementera OHIO-metoden.
7 Håll den kortfattad.
Vill du få ut dina e-postmeddelanden snabbare? Försök begränsa dig till ett fast antal ord i ditt svar. Även om detta kan känna skurrande till en början, desto färre ord du använder i din kommunikation, desto mer tid har du på dina händer. Skäm dig dock inte bort din impuls att sätta in säkringsord som "kanske" och "jag tror" för att mildra vad som kan tyckas som kurt språk till en början - genom att göra det kan du verka mindre auktoritär.
8 Spara meddelandemallar.
9 Töm papperskorgen i slutet av varje dag.
Shutterstock
Det kan vara stressande att tömma papperskorgen - när det väl har gått, är det för gott. Men om ett e-postmeddelande verkligen är brådskande och du av misstag tar bort det, gör inga misstag: personen som försöker komma i kontakt skickar det igen.
Ännu bättre, att tömma papperskorgen i slutet av dagen hjälper till att se till att din e-postadress är trevlig och tom när du kontrollerar det på morgonen, och kan skära ned den rädsla du känner när du öppnar den inkorgen i början av dagen.
10 Använd en indikator för slutet av meddelandet.
Att sätta EOM i slutet av en ämnesrad - ”meddelandets slut” - säger personen att meddelandet inte behöver öppnas: nödvändig information har redan överförts. Det är en fantastisk tidsbesparing när ett e-postmeddelande bara används som en påminnelse. Använd det och uppmuntra andra också. Att inte behöva öppna ett e-postmeddelande kanske inte verkar vara en enorm tidsbesparing, men det lägger till.
11 Radera meddelanden du inte kommer att läsa först.
Innan du öppnar något, ta bort de e-postmeddelanden som uppenbarligen inte är värda din tid. Och med tanke på att upp till 45 procent av alla e-postmeddelanden är skräppost, men inte nödvändigtvis gör det till din skräppostmapp, är det definitivt värt att skära ner något av det röran. Genom att rensa en del av borsten får du resten av dina e-postuppgifter att känna sig lite mindre stressande. Och när det gäller stress, varje bit du minskar räknar.
12 Gör filmappar som passar.
Shutterstock
De flesta e-postadresser är förinstallerade med några mappar - inkorg, papperskorgen, arkiverade, et cetera - och ibland till och med några specialiteter, som resor, personliga eller affärer. Även om det här är ett bra ställe att börja när det gäller e-postorganisation, bör de inte vara de enda du litar på för att hålla dina meddelanden organiserade. Medan du fortfarande kan använda de befintliga mapparna måste du lägga till dina egna för att effektivisera dina sökningar. Skapa mappar för personlig kommunikation, PR-kontakter eller till och med meddelanden från barnens skola och du kan behålla den viktiga informationen de innehåller utan att lämna dessa meddelanden för att täppa till din inkorg.
13 Ställ in påminnelser.
Shutterstock
Boomerang är en annan nedladdningsbar app som kan strömlinjeforma den inkopplade inkorgen på kort tid. Ursprungligen känt som Baydin, det nya namnet är mer lämpat för dess funktion: låter användare kasta e-postmeddelanden ur sikte, bara för att få dem tillbaka när du behöver dem. Den kostnadsfria appen skickar meddelanden på din räkning vid angivna datum - säg för vecko-påminnelser eller månatliga räkningar - och kan ta bort meddelanden från din inkorg tills de behöver hanteras. Dessutom kan det påminna dig om att följa upp meddelanden som du redan har skickat.
14 Använd anpassade genvägar och konserverade svar.
Shutterstock
Det är ingen som förnekar att konserverade svar kan låta robot. Ett konserverat svar som är personifierat kan dock vara ett tidsbesparande verktyg som inte offrar din personlighet. Observera dina tidigare kommunikationer för att se vilka fraser du använder mest och skapa ett dokument med dem för att spara tid. För Gmail-användare är faktiskt den här funktionen inbyggd - e-postprogrammet kan komma ihåg de fraser du använder oftast i dina meddelanden och låter dig infoga dem bara genom att trycka på Tab-tangenten.
15 Radera efter vidarebefordran.
Shutterstock
Ibland får vi skickade e-postmeddelanden som egentligen inte borde adresseras till oss i första hand. Kanske är det för någon annan i företaget, eller rumskamraten som betalar elräkningarna. Hursomhelst, det måste vara framför någon annans ögonbollar, inte vårt. Istället för att bara vidarebefordra och glömma, raderar du dock hela kedjan efter att ha lämnat någon relevant information. Det är inte ditt företag, så varför ska det ta plats i din inkorg?
16 Använd arkivfunktionen.
Shutterstock
Om din e-post redan är tyngd med överflödiga meddelanden är ett bra första steg att ta steget och bara ta bort allt. Det mesta av det kommer du förmodligen aldrig att ta itu med på denna punkt, och personen som väntade på svar har förmodligen glömt bort. Om du inte riktigt kan ta dig själv att flytta, arkivera det - det är bättre än ingenting, och kommer att få dig ett steg närmare den mytiska "inkorgen noll."
17 Avsluta prenumerationen på de saker du inte läser.
Shutterstock
Prenumerera någonsin på ett nyhetsbrev - eller någon annan vanlig e-postblåsning - bara för att bli förälskad i det, men ändå fortsätta att ta emot meddelanden som gör lite mer än att flytta ner i inkorgen? Gör det någonsin 10, 20 eller, jag vet inte, 200 gånger? I så fall är du i gott sällskap. Det är kanske därför gratisappen, Unroll.me, har snagit ett sådant fotfäste på marknaden. Efter nedladdningen samlar Unroll.mes algoritm samman alla dina e-postabonnemang, vilket möjliggör enkel sortering och / eller avregistrering. Dessutom erbjuder deras "Samla" -funktion ett snyggt format för att granska viktiga nyhetsbrev du gillar. Det är också obegränsat: tjänsten är tillgänglig på alla enheter.
För att upptäcka fler fantastiska hemligheter om att leva ditt bästa liv, klicka här för att följa oss på Instagram!
