Sex-point-tre. Det är hur många timmar, enligt en ny studie på uppdrag av teknikjätten Adobe, att amerikanerna i genomsnitt svarar på e-post varje dag. Sagt på ett annat sätt: Du tillbringar en hel tredjedel av ditt vakna liv klistrat till din inkorg, svarar på meddelandetrådar som ärligt talat skulle kunna sköljas ut över en fem minuters chatt med IRL. Något måste ge.
Tack och lov är att få något att ge är i många fall lika enkelt som att slå en knapp. Genom att implementera en serie beprövade taktiker kan du skära ner dina timmar på e-post till ingenting. Tänk bara: hur mycket tid skulle du spara om du aldrig skulle behöva ladda ner en bilaga manuellt igen? Eller tänk om du kunde dra tillbaka ett hastigt skickat e-postmeddelande från etern och spara tid (och få panik!) Till att utarbeta ett "Jag är så ledsen, jag menade inte att skicka den" e-post?
Ja, allt detta internet jujitsu är möjligt. Vi har samlat de 17 bästa tidsbesparande, livsförbättrande och effektiviserande e-hackarna nedan. Så läs vidare, för den övertygade inkorgen noll väntar. Och för fler sätt att få ut så mycket som möjligt av dina 6, 3 timmar, missa inte 15 kalla öppna affärsmeddelanden som skiljer dig ut.
1 Avsluta prenumerationen massivt.
Shutterstock
Det är bra att din inkorg är lika rörig som en äldre sovsal under finalen. Det är också en bra satsning att det mesta av det röret beror på dagliga eller veckliga e-postmeddelanden från detaljister, organisationer och andra nyhetsbrev som du kanske har registrerat dig under åren. Genom att använda Unroll.me kan du spåra alla listor du kanske står på - och avsluta prenumerationen på allt du inte längre vill få information från. I själva verket kunde en Best Life- redaktör använda Unroll.me för att fastställa hela 135 prenumerationer. Hur många kommer du att dyka upp? Och hur många kan du klara dig utan?
2 Slå på kortkommandon.
Shutterstock
Vi känner alla till de grundläggande kortkommandona. (Kommando- A : markera alla. Kommando- C : kopia. Kommando- P : klistra in. Osv.) Men Gmail-användare har möjlighet att slå på en avancerad uppsättning genvägar. Gå först till inställningar. Klicka på den allmänna fliken. Ungefär halvvägs igenom ser du alternativet för kortkommandon som är avstängda som standard. Slå på den så får du tillgång till dessa enkla tangenttryckningar:
- C : starta ett nytt meddelande
- Skift- C : starta ett nytt meddelande i ett nytt fönster
- D : starta ett nytt meddelande i en ny flik
- F : vidarebefordra ett meddelande
- #: radera ett meddelande
- Skift- I : markera ett meddelande som läst
- Skift- U : markera ett meddelande som oläst
- Kommando- S : spara ett meddelande
3 Och automatisera dem sedan.
Shutterstock
Om du har problem med att memorera det här kompendiet med kortkommandon påminner Keyrocket, en plugin-modul för Google Chrome, när du skriver. (Naturligtvis icke-invasivt.) Och för fler sätt att bli en produktivitetsmaskin, lära dig de 15 sätten att fördubbla din produktivitet under halva tiden.
4 Använd hashtags.
Ja, verkligen, det sociala medias signaturorganisationsverktyg fungerar också för e-post. Kasta i en hashtag eller två i slutet av din signatur - den del av e-postmeddelandet som vanligtvis är klippt av i, så att mottagarna inte ser eller bedömer din "#workhardplayhard" -tagg - för enkel sökning. Skriv bara hashtaggen i sökfältet högst upp i din inkorg så kommer du att få upp varje e-post som är kodad med den.
5 Aktivera alternativet "skicka".
Shutterstock
Vi har alla varit där: du utarbetar ett e-postmeddelande, skickar det in i etern och inser omedelbart, o nej, det meddelandet var inte redo att skickas. Det visar sig att du kan ta tillbaka dina meddelanden från randen genom att installera en bra försening. På Gmail, till exempel, gå under inställningar, sedan allmänna. Du hittar ångra-knappen som det femte alternativet. Sätt på den. Du kan välja från en rullgardinsmeny med 10 sekunders intervall; de dikterar hur mycket tid du har innan ditt meddelande skickas för gott.
6 Ställ in den här funktionen på 10 sekunder.
Shutterstock
Ett tips: om du använder e-post som en de facto snabbmeddelandetjänst rekommenderar vi att ångringsknappen ställs in på 10 sekunder. På så sätt skickas dina svar inte med en halv minuters försening. Nej, 30 sekunder låter inte så mycket, men låt oss säga det på så sätt: Om din chattjänst som du valde (Slack, GChat, Facebook Messenger - vad som helst!) Innehöll alla utgående meddelanden så länge, skulle dina kontakter snabbt bli klyftiga.
7 Eller bara fyll i fältet "till" senast.
Shutterstock
Det är en bra vana att anta, folkens. (Se tidigare två bilder.)
8 Använd detta skylt.
"För ett e-postmeddelande som börjar med en hälsning av" hej "eller" hej ", skulle en stängning som" bäst "vara konsekvent, " säger Patricia Napier-Fitzpatrick, grundare och ordförande för The Etikette School of New York. "Bäst, även om det är överanvänt, är en av de säkraste stängningarna i allmänhet, eftersom det är inoffensive och universellt lämpligt." Det stämmer: Trots dess flitiga överanvändning är "Bästa" det enda bästa sättet att skriva under dina e-postmeddelanden.
9 Och denna e-postsignatur.
När du är på väg, åtminstone, vill du avstå irriterande, klippiga fraser ("Förlåt alla typfel." "Skickat från min 1, 21 gigawatt-processor." "Skickat från min iPhone - tänk på miljön innan du skriver ut. ") i stället för något enkelt, elegant, direkt till punkten:" Skickat från vägen. " Enligt Ben Dattner, en ledande tränare, kontrollerar den alla dessa lådor samtidigt som man framkallar en Kerouac-esque vibe. Lite undrar att det är den enda e-posttelefonsignaturen som alla borde ha.
10 Och det här out-office-meddelandet.
Enligt Jane Scudder, professor vid Loyala University Chicagos affärsskola, är det formatet du bör klippa till när du fyller i ett meddelande utanför kontoret:
Tack för ditt mail. Jag är OOO från tisdag 12 juni till fredag 15 juni utan tillgång till e-post. Om detta är brådskande, vänligen kontakta på. Annars svarar jag på alla meddelanden när jag kommer tillbaka .
För detaljer på nitpicknivå, som om du vill avsluta meddelandet på din sista dag eller din första dag tillbaka - eller om du vill ta med ett telefonnummer inte - bara konsultera vår uppriktigt alltför omfattande guide i frågan.
11 Ändra skärmdensiteten.
Gmail-användare kan välja mellan tre olika skärmdensiteter för sin inkorg: bekväma, mysiga och kompakta. Skärmdensiteten påverkar ingenting mer än hur mycket vitt utrymme som finns mellan varje meddelande i din inkorgsskärm. Det är lite mer än en fråga om att föredra, men tänk på det termer av, ja, en termuppsats. Bekvämt är som dubbelfodrat avstånd, där mysiga är enkelfodrade avstånd, och kompakt liknar halvfodrat avstånd.
12 Glöm inte att arkivera.
Shutterstock
Du kan eliminera e-postmeddelanden från din inkorg utan att helt behöva rensa dem från existensen via papperskorgen. Genom att "arkivera" enskilda meddelanden kommer de omedelbart att döljas från din inkorg och alla dina mappar. Men du kan fortfarande spåra dem om det behövs via sökfunktionen. På Gmail kan du direkt arkivera meddelanden efter att du har öppnat dem genom att klicka på det lilla "x" som visas bredvid ämnesraden.
13 Följ regeln på två minuter.
Shutterstock
Två minuters regel är en säkerhet för att ta itu med e-postrelaterad stress. Så här fungerar det: Om du kan svara på och glömma ett e-postmeddelande på två minuter eller mindre, tackla det direkt. Om inte, kast den åt sidan för senare.
14 Sätt dina e-postsvar.
För att minska tiden du klistrar fast på skärmen som fångas i utrymmen för fram-och-tillbaka-utbyten, ange tider på dagen som "svar på e-post". (Kanske är det en timme på morgonen och 90 minuter på eftermiddagen. Kanske är det tre timmar efter lunch. Vad som än fungerar för dig!) Svara sedan bara på e-postmeddelanden under dessa tidsramar - och aldrig utanför dem.
15 Cap dina e-postmeddelanden med 140 tecken.
Ja, precis som en Tweet (eller åtminstone en Tweet före revolutionen). Som Andrew Torba, VD för Gab, det sociala nätverket, underrättade i ett medelstort inlägg, är det bäst att hålla dina e-postmeddelanden så korta som möjligt. "Jag skulle vilja hjälpa dig att lösa problem X. Jag och Y och Z föreslog att vi ansluter. Är du fri att chatta?" Det finns inget behov av blommiga hälsningar överhuvudtaget.
16 Ställ bilagor för automatisk nedladdning.
Shutterstock
Om This, Then That (IFTTT), en e-postoptimaliserande app, kan hjälpa dig att ställa in specifikt "språk", så att säga, kommer det att skära ut ett gäng mellanslagstyp. Till exempel: om ett inkommande e-postmeddelande har en bilaga kommer IFTTT automatiskt att ladda ner det till din Google Drive.
17 Svara inte på e-postmeddelanden efter timmar.
Det är ingen hemlighet att amerikanerna är överarbetade - och som den Adobe-studien avslöjade kommer mycket av det överarbetet från ofta e-post. Därför införde New York City-styrelseledamöter tidigare i år ett lagförslag som skulle göra det olagligt för företag att kräva att anställda kontrollerar e-post efter timmar. (Det är inspirerat av en nuvarande lag om böcker i Frankrike, där företag med staber som är större än 50 måste fastställa strikta riktlinjer för eftertidsarbetet, annars kommer de att få ekonomiska påföljder.)
Ari Notis Ari är seniorredaktör, specialiserad på nyheter och kultur.