När det gäller e-post, kanske du tror att du vet allt som finns att veta. När allt kommer omkring skickar de flesta av oss i genomsnitt 121 e-postmeddelanden per dag , enligt det tekniska marknadsundersökningsföretaget The Radicati Group. Men även om du sannolikt tillbringar en betydande del av varje dag som du sliter i din inkorg, kan du fortfarande förmodligen lära dig en sak eller två. Det finns faktiskt massor av regler för e-postetiketter som regelbundet undviker dig och många andra i din kontaktlista. Vill du vara säker på att du är elektronisk artig? Här är de 17 gyllene reglerna för e-post som du antagligen inte visste, men behöver veta.
1 Svara när du får ett e-postmeddelande, även om du behöver mer tid.
Shutterstock
Ingen uppskattar att få ett svar på ett e-postmeddelande veckor efter att de skickat det. I själva verket avslöjade en undersökning 2018 utförd av konsultföretaget Toister Performance Solutions att 41 procent av människorna förväntade sig ett e-postsvar från sina kollegor på under en timme. (Börja utarbeta ursäkt till din bokföringsavdelning nu!)
Naturligtvis kräver vissa e-postsvar att du tuggar över dina tankar och utarbetar ett uppmätt meddelande. I dessa fall är lösningen lätt: Svara inom några minuter för att låta avsändaren veta att du har fått sitt meddelande, men behöver lite mer tid för att sortera saker. På det sättet vet de att du har tagit hänsyn till deras e-post och inte bara ignorerar dem.
2 Använd "Svara alla" med försiktighet.
Shutterstock
Det finns en avgörande skillnad mellan alternativen "Svara" och "Svara alla". Och ändå, många e-postanvändare inser tyvärr inte det. Om du är en av dem, vet att när du väljer det senare får varje mottagare som fick CC på det ursprungliga meddelandet ditt svar - och oftare behöver du inte översvämma allas inkorgar.
Dessa onödiga massmeddelanden är en sådan plåga, det finns en betydelsefull term för att beskriva dem: "Svara Allpocalypse." Så, nästa gång du svarar på en massmeddelande, överväga vem som verkligen behöver läsa ditt svar: hela företaget eller bara den ursprungliga avsändaren?
3 Om du vill ha svar från någon ska du inte CC dem.
Shutterstock / Jacob Lund
När du CC någon på ett e-postmeddelande - vilket betyder att du "kol kopierar" dem - indikerar det vanligtvis att du vill hålla dem fastkopplade i konversationen, men inte nödvändigtvis letar efter ett svar från dem. Och som utbildningsprofessionell Dannielle Walz varnar, kan missbruk av CC-alternativet leda till kommunikationsproblem.
"Genom att CC-ing dina kollegor i många e-postmeddelanden kan de börja sluta se dina e-postmeddelanden som viktiga och kan placera dem direkt i en" referensmapp "eller" läsa senare mapp, "skrev hon i ett LinkedIn-inlägg. "Det kan leda till att viktig information missas i framtiden."
Så om du förväntar dig ett svar från någon lägger du deras e-postadress i fältet "Till" och använder "CC" -funktionen sparsamt.
4 Förstå när och när man inte ska använda BCC.
Shutterstock
BCC-fältet är ännu mer komplicerat och undviker ständigt även de mest rutinerade e-postanvändarna. Men låt oss bryta ner det: BCC står för "blind kolkopia", så även om det liknar CC-ing, så visar BCC-ing inte den personens e-post till andra mottagare, vilket betyder att ingen annan i kedjan kommer att se att du inkluderade dem.
Så när är det okej att använda BCC? Hillel Fuld från Inc.- magasinet säger att det är strikt för massmeddelanden eller när någon introducerar dig via e-post till någon annan.
"I alla andra fall, när du skickar e-post till någon och BCC till någon annan, blir du oärlig - gillar det eller inte, " konstaterar Fuld. "Du skickar e-post till person X och utan att de vet det, låter person Y lyssna på din konversation. Person X har ingen aning om att någon annan läser det här e-postmeddelandet, när du i verkligheten skickade det hemligt till någon annan också."
5 Använd utropstecken sparsamt.
Shutterstock
Det är lätt att kasta ett utropstecken i dina e-postmeddelanden här och där, men försök att inte göra en vana till det. Medan de historiskt används för att indikera spänning, kan ett utropstecken i ett e-postmeddelande lätt misstas för falskhet eller passiv aggressivitet.
"Användning av det onödiga utropstecknet i e-post kan lätt förstöra den underliggande betydelsen av din text, " förklarar Anna Verasai på HR Digest . "Använd det bara när du behöver betona något som är viktigt. Tänk på hur din läsare kan tolka meddelandet när de läser det."
6 Var försiktig när du använder humor.
Shutterstock
Alla älskar ett bra skämt då och då, men eftersom tonen kan missuppfattas när de inte motsvarar personligen är det bäst att lämna skämtna från dina e-postmeddelanden. "Reservera humor för ett telefonsamtal eller personligen", skrev professor i företagsförfattare, David Silverman, i Harvard Business Review . "På det sättet, när det är bedövad tystnad i andra änden av linjen eller på andra sidan sidan av konferensbordet, kunde jag säga, 'Jag tror att du kanske inte inser hur roligt jag anser mig själv vara, och med tanke på det, jag tror att jag kommer att sluta nu. '"
Men allvarligt: En viktig studie från 2005 som publicerades i Journal of Personality and Social Psychology avslöjade att medan avsändare förutspådde att deras mottagare exakt kunde dechiffrera sin ton 80 procent av tiden, kunde mottagarna faktiskt bara kunna läsa tonen 56 procent av tid.
7 Hoppa över slangen.
Shutterstock
Med ökningen av snabbmeddelanden har förkortade former av det engelska språket blivit mer utbrett - som "u" för "dig" eller "vill" istället för "vill". Men precis som humor inte ofta håller sig när det kommer till e-postmeddelanden, är slang ett liknande no-go. Enligt en OnePoll-undersökning tyckte 37 procent av människor att slanganvändningen på arbetsplatsen var oacceptabel, och 55 procent sa att hoppa över "lol" när det gäller att skicka din chef.
8 Var uppmärksam på ämnesraden.
Shutterstock
Ämnesrader är enkla, men nödvändiga. Och eftersom en majoritet av e-postmeddelanden läses på mobila enheter - 55 procent, enligt e-postleveransföretaget Return Path - är det viktigt att spika dem. Kort, kortfattad och direkt ämnesrader är bäst. Syftet med din e-postadress ska tydligt anges och du bör begränsa det till fem ord eller färre, eftersom mobila enheter stänger av alla ord efter det.
9 Inkludera en signatur.
Shutterstock
Har du någonsin fått ett e-postmeddelande från någon och undrat "Vem kommer det här från ?" Även om avsändarens adress kan ge dig några ledtrådar om vem de är, ibland räcker det inte. En signatur i slutet av din e-post kan omedelbart informera mottagaren om vem du är, vad du gör och hur de kan kontakta dig ytterligare.
Människor på det integrerade marknadsföringsbyrån Ocreative säger att det att ha en e-postsignaturlåda är "som att lämna en person ett visitkort varje gång du skickar ett e-postmeddelande." Om du inte har en ännu, lägg till en signatur som innehåller ditt fulla namn, position, telefonnummer, e-post, webbplats och en företagslogotyp.
10 Kom ihåg att KISS (håll det kort och enkelt).
Shutterstock
KISS-metoden är något de flesta av oss undervisade på grundskolan, men det betyder inte att det är mindre nödvändigt senare i livet. Boomerang, en e-postproduktivitetsapp, undersökte de viktigaste metoderna för att få fler e-postsvar. Deras största takeaway? Det är bäst att skriva som om du är åtta år.
Deras forskning fann att e-postmeddelanden som skrivits på en läsnivå i tredje klass var 36 procent mer benägna att svara på än de som skrivits på högskoleläsningsnivå.
11 Var uppmärksam på bilagorna.
Shutterstock
Bilagor är ibland en nödvändig del av e-postprocessen, men du bör veta väl hur du använder dem innan du bifogar med övergivande. I långa e-postkedjor kan de ibland bli obemärkt eller förbises, och oväntade bilagor tenderar också att öppnas eftersom mottagarna är försiktiga med elektroniska virus.
Den bästa lösningen är att ringa dina bilagor i din e-postadress. Grammatik säger att det bästa sättet att meddela mottagaren av bilagor är att inkludera ett meddelande i slutet av din e-post som säger något i linje med "Jag har bifogat" eller "Se bifogad för mer information."
12 Standardisera ditt teckensnitt.
Shutterstock
Även om det kan vara roligt att leka med teckensnittstilar och färger, finns det ingen plats för ljusrosa Comic Sans i professionella världen. Som det visar sig är typsnittsanvändning oerhört viktig när det gäller digital kommunikation, enligt Colin Wheildon, författare till Type & Layout: Kommer du att kommunicera eller bara göra vackra former? "Det är möjligt att blåsa bort tre fjärdedelar av våra läsare helt enkelt genom att välja fel typ, " sa han till American Writers & Artists.
Så vilka teckensnitt ska du hålla fast vid när det gäller e-post? MageMail rekommenderar Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS eller Arial.
13 Korrekturläst allt.
Shutterstock
När du skriver ett e-postmeddelande är det troligt att du kommer att göra ett misstag; ju är du bara mänsklig. Men misstag tittas inte ofta förbi när det gäller arbetsmail. I en grammatikundersökning med nästan 2 000 svarande svarade 67 procent att det inte var okej att skriva skrivfel i e-postmeddelanden, medan endast 6 procent tyckte att det var ett acceptabelt misstag.
14 Ange e-postadressen senast.
Shutterstock
Det enklaste sättet att se till att du inte skickar ett e-postmeddelande innan det är klart eller innan det har rensats av några skrivfel? Vänta tills allt är i toppform innan du anger mottagarens e-postadress. Som du vet är det att göra e-postfel en av de enklaste sätt att göra fel intryck.
"Det är inte bara professionalism som är frågan", berättade Karen Kessler, ordförande för Evergreen Partners, Forbes . "Det som står på spel är anställdas och företagets eller organisationens rykte. Vi har sett dåliga e-postbeslut leda till negativa konsekvenser för den anställda - uppsägning - och för organisationen också - tvister."
15 Och kontrollera mottagarens namn tre gånger.
Shutterstock
Ett stort misstag du bör undvika är att stava mottagarens namn fel, så se till att tredubbla kontrollera innan du trycker på skicka. Många ser att stavningen av ett namn är lat och omtänksam, särskilt när rätt stavning finns i e-postadressen. Vad ska du göra om du av misstag gör misstag? Kathryn Shanley, ägare till My Red Pen Editing, säger att en omedelbar ursäkt är nyckeln till att bibehålla din trovärdighet.
16 För professionell verksamhet, använd en professionell e-postadress.
Shutterstock
Medan en personlig e-postadress är bra att använda när den motsvarar vänner eller familj, ska du hålla den borta från det yrkesmässiga området. Detta är särskilt viktigt i en konsument-säljarsituation. En GoDaddy-undersökning 2016 med 1 000 amerikaner avslöjade att 75 procent tror att det att ha ett professionellt e-postmeddelande är en viktig faktor för att lita på en online-verksamhet, och 33 procent skulle tvivla på säljarens legitimitet om de använde en personlig e-postadress.
"Du glömmer aldrig ett första intryck, varken i verkligheten eller online, " sa GoDaddys chefsproduktchef Steven Aldrich i ett uttalande. "Ofta sker din första direkta interaktion med en kund via e-post och så professionell i detta sammanhang är oerhört viktigt."
17 Kom ihåg att allt kan delas.
Shutterstock
Oavsett om det är genom vidarebefordran, BCC-ing, eller helt enkelt att blinka din telefon i någons ansikte, är det viktigt att komma ihåg att allt du skriver i ett e-postmeddelande kan ses av någon annan än den avsedda mottagaren. Därför bör all din e-kommunikation vara professionell och riskfri. När allt kommer omkring kan e-postmeddelanden till och med vara tillåtna i domstol, så det är bäst att aldrig skicka något som kan användas mot dig senare. Och för fler sätt att förbättra ditt arbetsliv, kolla in de 25 geniustrick för att arbeta smartare och inte hårdare.
För att upptäcka fler fantastiska hemligheter om att leva ditt bästa liv, klicka här för att följa oss på Instagram!
Kali Coleman Kali är assistentredaktör på Best Life.