Av alla saker som orsakar en löjlig mängd stress i livet är e-post definitivt en biggie. Och med tanke på att en studie fann att 28 procent av den genomsnittliga arbetsveckan spenderas med att läsa och svara på e-postmeddelanden, är det definitivt något värt att försöka ta reda på hur man kan få ett bättre handtag. Oavsett om det är sent på kvällens e-postmeddelanden från din chef som driver dig uppför väggen eller bara den stora mängden e-postmeddelanden som stänger din inkorg i allmänhet, här är 27 sätt du kan börja bli en stressfri e-postanvändare just nu. Och för fler sätt att bemästra denna konst som vi alla tittar på varje dag, se de 17 genius e-posthackarna som kommer att förbättra ditt liv.
1 Avsluta prenumerationen. Säga upp. Säga upp.
Shutterstock
Du får redan massor av e-postmeddelanden från personer du känner, så alla e-postmeddelanden som kommer från butiker, online-publikationer och andra slumpmässiga platser rör bara om din inkorg ännu mer. Gå igenom och prenumerera på de platser du inte bryr dig om. Och om det finns för många att möjligen hantera på egen hand, använd en tjänst som Unroll.me som kan hjälpa dig att bli av med din hundratals stressiga prenumerationer på några minuter.
2 Håll dig offline under semester.
Semester betyder att du inte behöver höra en enda begäran från din, inte ens i e-postformulär. Så varför kontrollerar du fortfarande under din ledighet? Den andra du lämnar för din resa, slår på ett kontorsmeddelande för alla som skickar något på din väg - och vågar inte tänka på att checka in. Visst, chefer är inte exakt de bästa på att ge sina anställda personliga utrymme när de är ute, men du har all rätt att njuta av din lediga e-post- och stressfri. Digital detox, här kommer du. Och för mer fantastiska sätt att få ut mesta möjliga av din e-post kan du kolla in de 15 sätten du skriver e-postmeddelanden fel.
3 Gå med papper.
Shutterstock
Ibland betyder det att vara en stressfri e-postanvändare att gå bort från teknik och ta tag i god olpenna och papper. Enligt forskning från Harvard Business School kan en "svarlista" om vilka inkommande e-postmeddelanden du behöver adressera hjälpa dig att komma igenom dem mer effektivt. När du har gjort din lista, svara på vad som faktiskt behöver reageras på och glöm resten.
4 Använd Gmail's "Smart Answer" -funktion.
5 Begränsa din e-post till en enhet.
Idag har du tillgång till din e-post vart du än vänder dig: din bärbara dator, din telefon, din surfplatta och din smartklocka (om du vet att du har en av dem). Ja, det är många meddelanden. En undersökning från Future Work Center fann att de som fick e-postmeddelanden på sina enheter hade högre nivåer av stress - det är bara för mycket data för en person att hantera och fortfarande förbli sant. Försök istället bara kontrollera din e-post på en enhet, inte alla. Och för fler sätt att bemästra denna vardagliga konst ska du inte missa de 15 kalla öppna e-postmeddelanden som skiljer dig från varandra.
6 Kontrollera bara din e-post vid vissa tidpunkter.
7 Och definitivt kontrollera det inte på morgonen eller på natten.
Shutterstock
Teknik gör att människor kan arbeta dygnet runt om de vill: du behöver verkligen aldrig stänga av. Det är dock definitivt bra att hålla delar av din dag e-postfria. Enligt folk på Future Work Center sa deltagarna i undersökningen att kontrollera sina meddelanden på morgonen eller senare på natten höjde sina stressnivåer. Och hur kan det inte? Du ser saker som bara resulterar i mer press från din chef, dina bekanta och alla andra i ditt liv. Genom att stänga av kommer du äntligen att ge dig själv chansen att återge energi.
8 Fyll ut "till" -fältet senast.
Shutterstock
Hur många gånger har du skickat ett e-postmeddelande innan du var redo att skicka det? Eller insåg du att du gjorde ett misstag efter att du tryckt på den knappen? Som vem som helst kan intyga är det inte en bra känsla. Gmail har en "Ångra" -funktion som gör att du på kort tid kan "skicka" e-postmeddelanden, men det finns ett enkelt sätt att undvika misstag i första hand. Låt fältet "Till" vara tomt tills din e-post är korrektläst och redo att gå. När du sedan är redo att skicka kan du skriva in mottagarens namn och få ut din e-post utan att något går fel.
9 Lämna inte din e-post öppen hela dagen.
Om du är den typ av person som alltid har sin e-post öppen och ständigt får distraherade mina inkommande meddelanden, stoppa den vanan omedelbart. Enligt undersökningsdata från Future Work Center upplevde de som tittar på sin e-post hela dagen mer press från nämnda e-postmeddelanden. Så håll dina incheckningar till ett minimum för att sänka din stress.
10 Gå igenom din inkorg i ordning.
Det är vanligt att gå igenom din inkorg och leta efter de mest högprioriterade e-postmeddelanden att svara på först, men enligt författaren Brian Christian kommer det bara att bli en enorm tidslöshet. Istället säger han att börja överst sedan jobba dig ner, bestämma vad som behöver svara och vad som inte gör förrän du kommer hela vägen igen.
11 Ställ in ett hårt stopp.
Att säga att du inte kommer att kontrollera din e-post på natten kan fungera, men vet du vad som fungerar ännu bättre? Ställ in en faktisk avbrottstid får du inte skanna igenom din inkorg längre. I stället för att lämna regeln så öppen, att ha ett exakt ögonblick att stänga av och njuta av ditt e-postfritt på kvällen gör en enorm skillnad i dina stressnivåer. Och för fler sätt att förtrycka och de-tech, lära dig 20 Genius Ways to Kill Time utan en smartphone.
12 Meddelanden om tystnad.
Oavsett hur många gånger du ställer in för att kontrollera din e-post under dagen, bör du aldrig ha meddelanden. Låt oss vara verkliga: att se dessa pingar dyka upp kommer onekligen fortfarande att stressa dig ut. Att helt enkelt stänga av dem och hålla skrivbordet och telefonen lite tystare gör hela skillnaden i ditt välbefinnande.
13 Håll din inkorg ren och organiserad.
Shutterstock
Precis som om du skulle hålla arbetsytan ren, vill du också hålla din inkorg städad. Enligt forskning från University of Michigan är ett sätt att hjälpa till att hantera e-poststress att dra fördel av några av de interna organisatörerna som finns tillgängliga i din inkorg. Skapa mappar för att organisera dina e-postmeddelanden efter kategori, märka och prioritera dina e-postmeddelanden och ställa in filter för att organisera e-postmeddelanden när de kommer in i din inkorg.
14 Läs inte e-postmeddelanden på helgen.
Om du kanske inte känner att du arbetar under helgen om du bara håller koll på vilka e-postmeddelanden som kommer in, men genom att göra det så tillåter du inte att du verkligen stänger av och återgenererar under veckan som kommer. Om frestelsen alltid finns där, ta bara bort din Gmail-app från din telefon på fredagen efter jobbet och lägg tillbaka den på måndag. (Desperate times kräver desperata åtgärder.) Eller skapa en tjänst som pausar din inkorg.
15 Pausa din inkorg.
För att pausa din inkorg använder du ett verktyg som Inbox Pause, som fungerar för både Gmail och Outlook. I grunden hindrar det alla nya e-postmeddelanden från att komma in tills du bestämmer dig för att tillåta dem igen. Oavsett om det är på dagen när du försöker njuta av dina helger, kommer det säkert att ge dig lite lugn.
16 Dra fördel av e-organiserade tjänster.
Shutterstock
Om du bara tittar i din inkorg får dig att bli överväldigad på grund av de hundratals oöppnade e-postmeddelanden du fortfarande inte har gått igenom, använd en tjänst som Sane Box. Det hjälper dig att rensa upp med din inkorg och organisera vad som finns där, lägga viktiga e-postmeddelanden där du kan se dem, skicka distraherande e-postmeddelanden till en mapp som du kan se senare och lägga nyhetsbrev och prenumerationer på ett ställe. I grund och botten kommer det att bli din stressbekämpande BFF. Och för fler sätt att komma under teknik-stresspistolen, lära dig de 20 sätten Social Media Stresses Us Out.
17 Sortera din inkorg via app.
Ett av de enklaste sätten att organisera din inkorg är att göra det genom Sortd, som låter dig lägga ut allt sida vid sida. Med din inkorg till vänster och kategorilistor till höger kan du dra e-postmeddelanden till olika anpassningsbara avsnitt - som "att göra" och "komplett" - så att du kan få en mindre stressande bild på din inkorg.
18 Sov inte på BCC.
Shutterstock
Har du någonsin fångats i en e-post med e-postmeddelanden som du absolut inte ville göra något med? Ibland, om du gör en introduktion mellan två personer, hamnar du på deras tråd för livet och fortsätter att få ping om saker som inte gäller dig alls. Om du någonsin är en av människorna fram och tillbaka, spara det tredje hjulet lite stress och flytta dem till BCC - den "blinda kolkopien" - efter introduktionen. Och om du är den som fångas i galenskapen, fråga om de andra i gruppen kan lägga dig till BCC för att hålla dig borta från slingan.
19 Prata med din chef.
Shutterstock
Om du inte vet vilka förväntningar din chef har för att svara på e-post efter timmar stressar dig, prata med dem om vad de letar efter i svarstider, säger forskare från Michigan State University. Förhoppningsvis värdesätter de balans mellan arbetsliv och liv och förväntar sig inte att du kommer tillbaka till dem om saker sent på kvällen eller under helgerna, så att du helt slappnar av när du är på tjänst. Och om du vill se till att konvo går svimmande, förbered dig genom att bona upp i de 15 tecknen din chef är en psykopat.
20 Ta en "e-post semester."
Ibland kan det vara riktigt svårt att få saker gjorda bara genom att veta att din e-postadress finns där och väntar på att du ska skanna igenom. Om du behöver oavbruten tid för att arbeta med ett projekt, berätta för ditt team när du tar en e-post-semester - koppla ur en halv dag för att fokusera och få ditt arbete - föreslår forskare från University of Michigan.
21 Håll saker ordnade efter tidsfrist.
22 Använd den 3-sekunders regeln
Shutterstock
Nej, den här regeln har inget att göra med mat som faller på golvet. Enligt John M. Grohol, Psy.D., slösar folk mycket tid på att försöka ta reda på vad de ska göra med vissa e-postmeddelanden. Istället bör processen inte ta mer än tre sekunder. För att hålla stressnivåerna nere, bestäm snabbt om du vill svara, radera, arkivera eller spara ett e-postmeddelande för senare. Det kan verka som ett brådskande beslut, men det hjälper dig att plöja igenom din inkorg mycket snabbare.
23 Använd schemaläggsfunktionen.
Shutterstock
Ibland när något inte är brådskande, känner du inte för att skicka fram och tillbaka e-postmeddelanden om det direkt. I stället bli av med lite stress genom att skriva upp den och schemalägga den för att skicka ut några dagar senare, rekommenderar folk från Harvard Business School. På så sätt får du det från bröstet men du får fortfarande lite tid innan du måste ta itu med det igen.
24 Ändra "olästa" e-postmeddelanden till "läs" i bulk
Shutterstock
När du träffat ett visst antal olästa e-postmeddelanden går det inte tillbaka: du kommer aldrig att ta dig igenom dem alla, och i all ärlighet har du antagligen redan adresserat de som var oerhört viktiga ändå. För att minska stressen som kommer från att se "3 478 olästa e-postmeddelanden" dyka upp varje dag, ändra dem till att läsa i bulk. Varje e-postsystem är annorlunda, men processen är i allmänhet ganska lätt. (Du kan också ta bort dem i bulk, men det kan vara ännu mer stressande att veta att de bara är borta.)
25 Upprätthålla en arbets-personlig klyftan.
Shutterstock
Det är svårt att hålla saker raka när du har ditt arbete och personliga e-postmeddelanden på ett ställe. Enligt produktivitetsexpert Paula Rizzo är det därför du bör försöka ditt absolut hårdaste för att hålla dem åtskilda. "På så sätt kommer du att ha olika tankesätt när du tittar igenom var och en av dem. Det gör det mycket lättare att hantera när du känner till vilka typer av e-postmeddelanden du kommer att se innan du ens öppnar din inkorg. Det gör prioriteringen mycket lättare också, " hon säger.
26 Känn dig fri att ignorera vissa e-postmeddelanden.
Shutterstock
Det kan kännas skrämmande att ignorera e-postmeddelanden, men tro det eller inte, inte allt behöver reageras på. Om du tar det från forskare från Harvard Business School är det ett enkelt sätt att bli av med lite stress: Om något är så viktigt, är det något som kommer upp igen.
27 Lös inte konflikter via e-post.
Att duelera det via e-post kanske låter mycket bättre än att göra det ansikte mot ansikte, men det slutar aldrig bra. Enligt forskning från University of Michigan är det en dålig idé att lösa konflikter i din inkorg och kommer bara att ge dig mer stress i slutändan. Istället, antingen träffas personligen eller ringa dem för att få saker hanterade på ett mer effektivt sätt. Och för mer fantastisk kontorsvisdom, lära dig de 60 bästa 60 sekunders produktivitetshackarna.
