När Chris Flint landade sitt första ledarjobb, som chef för utvecklingen av filialkontor i Securities America, inrättade han omedelbart ett veckovisa personalmöte. Och varför inte? Flint hade sitt öga på hörnkontoret och att hålla koll på teamets produktivitet var avgörande för att komma dit. "Tyvärr var det inte så att göra det, " skrattar Flint, som så småningom kom till samma slutsats som humoristen Dave Barry - att möten är som begravningar: "Du har en samling människor som bär obekväma kläder och hellre vill vara någon annanstans. Den stora skillnaden är att de flesta begravningar har ett bestämt syfte."
Bara för att vara säker, undersökte Microsoft 38 000 chefer över hela världen och fann konsensus. Mer än två tredjedelar tyckte att möten var oproduktiva och ineffektiva. Flint fixade sitt problem genom att dela upp sin veckovisa uppdateringstid i korta sessioner med enskilda anställda. Så här maximerar du dina egna personalförsamlingar. Och om du befinner dig i andra änden, som deltagare och inte som chef, här är 14 sätt att erövra ditt nästa möte - och kanske hamna själv i chefstolen.
1 Begränsning närvaro
Shutterstock
Använd samma princip på möten som du gör för att packa resväskor: Ju mer du försöker passa in, desto svårare blir de. Som en allmän regel, inkludera deltagare (beslutsfattare och nyckelimplementörer), inte observatörer (icke-viktig personal), säger Death by Meeting: A Leadership Fable… About Solving the Most Painful Problem in Business- författaren Patrick Lencioni.
2 Skapa en agenda
En organisation är det största greppet bland arbetare som deltar i affärsmöten, enligt en undersökning av Opinion Research USA. Utöver listan över ämnen som ska behandlas, ge varje objekt en tidsbegränsning. "Det kommer att hålla dialogen framåt", säger Lencioni, som också ger råd om att låta din personal sätta dagordningen. "Om de vet att mötet kommer att vara relevant för dem ser de fram emot det."
3 Injicera lite drama
Bra möten, som bra filmer, kopplar sina publik inom de första minuterna. Oavsett om du förklarar konsekvenserna av överskjutande avdelningsutgifter eller hur konkurrensen stärker sitt spel, "är det viktigt att folk vet vad som står på spel", säger Lencioni. Och använd ditt kroppsspråk för att förmedla poängen - det är ett av fyra sätt att direkt bli en bättre chef.
4 Håll dig på rätt spår
Helst kommer din agenda agera som en GPS-navigator, vilket hindrar någon från att svänga kursen. Om det inte gör det, uppmuntra människor att tala i rubriker, först ge slutsatser och sedan backa upp dem med fakta eller detaljer. Skapa också en lista som inte är på dagordningen för ämnen som inte är begränsade vid mötet.
5 Följ upp
När beslut fattas, ställ omedelbart tidsfrister för att de ska genomföras. "En anledning till att människor tycker att möten är störande är att de inte ser resultat, " säger Lencioni. "Ditt jobb är att visa dem att möten är hur saker görs."
För mer fantastiska råd för att leva smartare, se bättre ut, känna dig yngre och spela hårdare, följ oss på Facebook nu!
