Semesterdagar. Sjuka dagar. Personliga dagar. Högtider. Till din chefs potentiella sorg är detta oundvikligheten i balans mellan arbetsliv och liv: Du kommer att spendera lite tid från skrivbordet - och det blir mer än bara en lunchpaus. Och för de miljoner kontorsanställda som finns där ute, är en sak absolut nödvändig för de dagar du inte är kedjad vid tangentbordet: Meddelandet utanför kontoret.
Att skapa det perfekta kontoret utanför kontoret är en konst lika mycket som en vetenskap. Det måste vara professionellt men personligt, kortfattat men informativt, trubbigt men artigt. "Nyckeln är att klargöra följande fem saker, " säger Jane Scudder, en certifierad coach för liv, ledarskap och karriär och professor vid Loyola University Chicagos handelsskola. "När du är ute; när du återvänder; om du kontrollerar e-post eller inte; om du är tillgänglig via telefon eller inte; och vem du ska kontakta i din frånvaro." Efter det säger hon: "Resten är bara stil!"
Med det i åtanke, här är hennes rekommenderade format som skulle fungera i alla situationer:
Tack för ditt mail. Jag är OOO från onsdagen den 15 november till fredagen den 17 november utan tillgång till e-post. Om detta är brådskande, vänligen kontakta på. Annars svarar jag på alla meddelanden när jag kommer tillbaka .
Som du ser behöver du inte säga varför du är ute; det är ingen verksamhet men din och beroende på omständigheterna din chef. Scudder är också säker på att notera att det också är valfritt att ange tillgänglighet för din telefon eller e-post, men att det är bra att "ange att du kommer att kontrollera intermittent." Du kanske också märker att det är "alla meddelanden" och inte "ditt meddelande." Även om det kan vara frestande att anpassa ditt meddelande utanför kontoret, använder du "alla meddelanden" ger mottagaren en subtil påminnelse om att, hej, du analyserar mycket e-post - det kan ta lite tid att svara.
Slutligen en anteckning om datum. Det finns viss övertygelse om vad datumintervallet i meddelandet betyder: Visar det andra datumet att du kommer tillbaka den dagen eller att det är den sista dagen du är ute? På detta är Scudder fast: Det indikerar den sista dagen du är ute.
Några ytterligare regler att komma ihåg: Om din ledighet sträcker sig över en helg, och du kommer att vara tillbaka vid första mallen på måndagen, finns det inget behov av att ange föregående söndag på ditt utanför kontor. de flesta arbetar inte på helgerna, så fredagen före är bra. Men om du kommer tillbaka en dag senare i veckan, se till att inkludera helgen i ditt tidsrum, så: från onsdag 15 november till tisdag 21 november .
Nu när du har behärskat utarbetandet av ett meddelande utanför kontoret kan du läsa om varför du bör överväga att lämna det på hela tiden - från någon som lämnar hans permanent.
Följ oss på Facebook för mer råd om att leva ditt bästa liv !
Ari Notis Ari är seniorredaktör, specialiserad på nyheter och kultur.