Varje hård arbetare känner till den stora ekstasen att logga in på sitt arbetsmail och slå på varningssystemet "utanför kontoret" innan en stor resa. (Ärligt talat, finns det någon bättre känsla?) Men när du reser lika mycket som jag - som egenföretagare, tillbringar jag nästan halva livet på 30 000 fot och på utländsk mark - du lär dig en smutsig liten hemlighet: du borde aldrig, aldrig, någonsin, stäng av den varningen. Allvarligt. Jag gör inte. Min varning utanför kontoret aktiveras oavsett om jag är i Kina eller sitter vid mitt skrivbord i min lägenhet i New York. Ja, det är aktiverat just nu, tack så mycket.
Låter det galet? Det är inte! Och för posten är jag allvarlig. I själva verket skulle jag satsa på att det är den enskilt största produktivitetshack som någon kan göra som också kommer att återställa förnuftet i ditt livliga liv.
Nu vet jag att många av er inte kommer att ha magen för detta, särskilt om du har ett dagjobb i ett öppet golvplanarbetsområde, men jag skulle uppmana dig att pröva det ändå - låt bara dina lagkamrater veta vad du gör det. (Men nej, berätta inte för dina kunder.) Om du håller din e-post inställd på kontoret hela tiden, blir du lyckligare, blir du mindre stressad och du får fler saker att göra än du föreställde dig någonsin. Så läs vidare och skjut ett e-postmeddelande senare för att tacka mig. Och för mer bra smartare levnadsråd, läs hur Bill Murrays Secret Spotify-spellista kommer att öka din produktivitet.
1 Du kommer att känna dig super artig
Shutterstock
Fullständig avslöjande: Jag är brittisk. Och ja, vi är förprogrammerade till att vara artiga, så jag anser att auto-svaret är det digitala ekvivalentet med att nicka hej när någon hälsar mig. Förtjänar inte vi alla sådan artighet?
2 Du kommer inte att stressa om ej svarade meddelanden
Shutterstock
Kommer du ihåg hur din kropp ibland går in i hela minikamp-eller-flykten när telefonen surrar i fickan? Är det chefen? Är det min arg kund? Jag hoppas att det bara är ett bra nyhetsbrev!
Vi ska kyssa de känslorna farväl, för gissa vad? Du har redan kommit tillbaka till dem. Har du någonsin hört talas om "apné via e-post?" Det är en riktig sak. Att ha en robot - omedelbart slå dina kollegor och vänner tillbaka kommer att lindra all din ångest.
3 Du vet att de vet att du har fått sin e-post
Eftersom "Fick du min e-post?" e-postmeddelanden är ett totalt slöseri med bandbredd på Internet.
4 Du är direkt mer produktiv
Shutterstock
En studie visade att arbetare som jag arbetar som 25 procent av dagen svarar på e-post - och här är fångsten: det var tillbaka 2004! Befriad från e-posttrycket kan jag fokusera på det som betyder: arbete. Översättning: Jag är minst 25 procent mer produktiv än du är.
5 Du kan undvika besvärliga förfrågningar
Shutterstock
Vi har alla blivit ombedda att ta itu med projekt vi inte vill eller ställt frågor som vi inte är helt säkra på hur vi ska svara på. Denna auto-responder är världens största mekanism för sidostyrning eller stalling som ger en förlägenhetstät lösning. Ignorera ett e-postmeddelande tillräckligt länge efter att du bekräftat att det har tagits emot, och att den besvärliga begäran kanske aldrig skulle upprepas. För mer positiva råd, här är 70 geniustrick för att bli direkt lyckliga.
6 Det får dig att känna att du är på semester - även om du inte är det
Jag uppdaterar mitt autosvar varje vecka med någon relevant information - till exempel en tidsändring - och det sista klicket när det går live? Känslan är som en minisemester i sig. Åh, och talar om riktiga semestrar: om du reser snart, känner till dessa lysande reshackar på expertnivå.
7 Du är väldigt mindre distraherad
Shutterstock
Jag är inte lätt distraherad, men alla kan drabbas av koncentrationshicka. I själva verket visar studier att det tar mellan 64 sekunder och 67 sekunder att återvända till sitt ursprungliga tankesätt efter pitstoppning i inkorgen. Genom att ringa upp den - så att du inte känner behov av att hela tiden kontrollera din telefon kan du spara upp till en timme om dagen.
8 människor kommer att gilla dig
Shutterstock
Du kanske tror att dina kollegor och vänner kommer att kränkas av ditt kontor. Det är tvärtom: Jag har upptäckt att många faktiskt uppskattar autosvaret, eftersom det är ett tecken på god kommunikation. Massor av första gången mottagare skickar också e-post till mig, avundsjukt, med någon form av: "Jag önskar att jag hade tänkt på det!"
9 Du blir krångel mindre
Shuttesrtock
Vi är alla lite lata. Och i dag är det så enkelt att delegera vissa uppgifter till kollegor. Newsflash: Ofta är den kollegan jag. Tja, att ha det alltid aktiva auto-svaret skjuter tillbaka mot denna instinkt: snarare än att vänta på mitt svar, löser dessa människor ofta vad de behöver oberoende.
10 Du vet vad som verkligen är brådskande
I stället för att passivt-aggressivt markera ett meddelande med en utropstecken, tvingar dessa studsar tillbaka kollegor och vänner att bevisa hur brådskande deras budskap är. Kommer de faktiskt att ringa mig? Bränner kontoret verkligen ner?
Ja, kontoret flyttar bort alla väsentliga uppgifter från kinda-maybes.
11 personer skickar e-post till dig… Mindre!
Shutterstock
När människor vet att du inte är en e-postslave som reagerar på varje meddelande på lång sikt, kommer du att hitta din inkorgsflöge bromsar till ett lur. Lita på mig: detta är ett faktum.
12 Det får dig att känna dig super professionell
Shutterstock
Jag är egenföretagare och har ingen assistent. Så jag behandlar den OOO som den virtuella digitala versionen av en gammal skola PA, tar ett meddelande efter varje utredning och lovar att vidarebefordra den. Det får mig att känna mig mer professionell, även när jag sitter i min pyjamas kl. 15.
13 Det hjälper dig med skräppostmeddelanden
Shutterstock
Liksom alla får jag massor av skräppostmeddelanden - som journalist, ofta i form av pressmeddelanden. Mitt alltid aktiva autosvar kan också hjälpa här: var inte rädd för att lägga till en slutlig mening i linje med "Om detta är ett nyhetsbrev eller automatisk skräpposttjänst, vänligen avsluta prenumerationen på mig." Bots kommer att söka efter det ordet och agera i enlighet med det, liksom människor. Det är som en hemgjord version av Unroll.
14 Den låter dig sätta tillbaka kontrollen
Ja, den röriga inkorgen är som en gnälande släkting, bara snickar efter uppmärksamhet. Enligt en studie tror vi att vi kontrollerar e-post bara en gång i timmen, men sanningen är att det är mer som var femte minut. Ett autosvar sätter mig tillbaka i polposition, så att jag kan tilldela vissa tider för att svara på vad som helst som verkar viktigt - eller inte svara alls.
15 Du kommer att sluta svara på varje e-postmeddelande du får
Shutterstock
Om du inte arbetar med kundservice är svar på e-post inte en del av din arbetsbeskrivning. Auto-responders ger en inbyggd avkylningsperiod för din inkorg: andas in djupt i andningsrummet det ger dig, och du kommer att vara mindre orolig över att helt enkelt ignorera ett meddelande eller två.
16 Du kan använda den till din fördel
Om du är tankeväckande kan det vara ett bra marknadsföringsverktyg: inkludera en hotlink (som den här) till det senaste projektet du har slutfört på bounceback, och du har tjänat dig själv gratis, automatiserad PR.
17 För vad är det värsta som kan hända?
Shutterstock
I en era som är släckt av trolling, har vi blivit otrevliga om okomplicerad, intet nonsens självständighet. En enkel anteckning som säger "Bär med mig när min inkorg är överbelastad och jag kommer tillbaka till dig så snart jag kan" är uppfriskande direkt.
18 Du lär dig att låta dina e-post fungera för dig
Shutterstock
Jag har funnit att lägga till en mening som säger: "Om det här är en begäran om hjälp eller en artikel, jag är oerhört tacksam för din e-post; det finns inget behov av att följa upp, eftersom jag definitivt kommer tillbaka till dig om jag vill chatta mer. " Det konserverade svaret kommer antagligen att minska antalet e-postmeddelanden du till och med behöver svara med 20%.
19 Du kommer att vara unik
Utifrån de reaktioner jag får är det inte så många som gör det.
20 Du får ett bra ego boost
Shutterstock
Det automatiska svaret tystnar telegrafering till dina korrespondenter: "Jag är bara lite viktigare än du är."
Så gör det - och äger det.
